TeamWorkBot: una squadra di bot AI per posta, agenda, preventivi, report e social

01La chat di squadra e il Chief of Staff

Il punto di partenza è la chat di squadra. Scrivi una richiesta senza dover scegliere a quale bot rivolgerti: ci pensa Chief of Staff, che capisce a chi tocca e passa il lavoro al bot giusto. Se nello stesso messaggio chiedi un preventivo, una riunione e un report, Chief of Staff divide le tre richieste e le assegna a Preventivi, Segreteria e Report Ads.

Le risposte dei bot e i risultati delle routine arrivano tutti nella stessa chat, così hai un solo posto da guardare. Chief of Staff, oltre a smistare, riepiloga: a fine giornata ti dice solo ciò che conta.

Puoi scrivere dalla chat web, con un vocale oppure da Telegram, che diventa la stessa chat di squadra: scrivi e approvi dal telefono.

02I bot della squadra, uno per uno

Ogni bot ha un lavoro preciso, le sue istruzioni, il suo modello Claude e gli strumenti che può usare. Nella pagina dei bot li trovi raggruppati per reparto: Direzione, Marketing, Business e Tech. Questi sono i ruoli principali descritti sul sito.

Nel catalogo ci sono anche altri bot pronti, come Account per le ricerche su clienti e aziende prima di una call, Controllo costi, Videomaker e WorkBot Egg, che progetta con te i bot nuovi. I bot del catalogo arrivano con istruzioni, strumenti e routine già scritti, con le routine spente: li aggiungi alla squadra e poi li adatti al tuo modo di lavorare.

03Creare e configurare un bot

Se il catalogo non basta, crei un bot da zero in un minuto: scegli nome, reparto, forma e colore. Il bot nasce senza strumenti, poi scrivi le sue istruzioni e decidi cosa può usare. In alternativa puoi chiedere a WorkBot Egg di progettarlo con te: ti fa qualche domanda, propone il bot e lo crea solo dopo la tua approvazione.

Nelle impostazioni di ogni bot trovi tutto ciò che ne definisce il comportamento.

• Identità: nome, titolo, reparto, forma, colore e stato (attivo o in pausa).
• Istruzioni: cosa fa il bot e come. Ogni modifica resta nello storico.
• Modello e limiti: quale modello Claude usare, da quelli più leggeri ed economici adatti a smistare a quelli più potenti per le analisi lunghe, quanto deve ragionare, il budget massimo di un singolo lavoro e il numero massimo di passaggi.
• Strumenti: posta, calendario, ricerca web, documenti, Libreria, server MCP e altro. Gli strumenti che raggiungono altre persone passano sempre dalle approvazioni.
• Note di lavoro: brevi promemoria che il bot si scrive da solo, per esempio che un cliente preferisce le email brevi. Puoi correggerle o cancellarle.

C’è poi un modo molto pratico per insegnare il proprio lavoro alla squadra: dal pulsante + della chat descrivi passo passo un’attività che ripeti, anche con un vocale o con delle schermate. La squadra la salva come procedura e la segue le volte successive. Un bot si può anche esportare in un file .md e importare in un altro spazio dal catalogo.

04Memoria, Libreria e vault dei clienti

Uno dei limiti più fastidiosi degli assistenti AI è doverli rimettere al corrente ogni volta. TeamWorkBot affronta il problema su più livelli, senza promettere quello che i bot non fanno: non ricordano tutto da soli, ma tengono note di lavoro brevi e, se lo colleghi, leggono il vault in cui il Curatore scrive le schede dei clienti.

Il vault è facoltativo: se tieni le schede dei clienti in Obsidian su GitHub, lo colleghi dalle impostazioni dello spazio. Tutti i bot lo leggono, ma solo il Curatore ci scrive. Aggiunge le novità alla cronologia di ogni cliente, come un logo approvato o una data di consegna fissata, e propone le modifiche alle schede come pull request da approvare. Il mese dopo i bot ripartono da lì, senza bisogno di rispiegare tutto.

La Libreria raccoglie immagini, video e documenti dello spazio: quelli creati dai bot, come preventivi in Word, report e immagini, gli allegati della chat e i file che carichi tu. Si organizza per cartelle e con «Manda a» passi un file a un bot.

Anche le chat WhatsApp esportate e i file audio si possono caricare: i vocali vengono trascritti e il Curatore registra ciò che conta.

05Routine: il lavoro che parte da solo

Molte attività hanno un orario fisso: il riepilogo del mattino, la posta da smistare prima di iniziare, il report del lunedì, il controllo dei siti. Con le routine imposti l’orario una volta e la squadra lo rispetta.

Una routine è un’istruzione che un bot riceve da solo a un orario stabilito. L’orario si scrive in formato pianificazione e sotto compare la traduzione in parole, per esempio «alle 7:30 dal lunedì al venerdì».

• Esegui ora: fa partire la routine subito, per provarla.
• Avvisami: se è spenta, il risultato resta nella chat del bot e non arriva nella chat di squadra né su Telegram.
• Routine che tacciono: se non c’è niente da segnalare il bot non scrive, e il giro resta registrato solo in Attività e costi.

06Approvazioni: niente parte senza di te

È la parte che rende TeamWorkBot utilizzabile nel lavoro vero. Leggere, cercare e preparare bozze non richiede permessi. Tutto ciò che raggiunge altre persone, cioè email, inviti, messaggi, pagamenti e scritture su servizi esterni, aspetta il tuo sì.

Quando un bot vuole fare qualcosa verso l’esterno non lo fa: prepara una richiesta di approvazione con l’anteprima esatta di destinatari, oggetto, testo e orari. La trovi nella bacheca Approvazioni, nella chat del bot e, se lo colleghi, su Telegram.

Per i casi ripetitivi esistono le approvazioni automatiche, spente finché non le accendi tu. Puoi far partire senza clic le email verso destinatari fidati, i nuovi eventi in calendario in cui tutti gli invitati sono fidati e i messaggi WhatsApp verso le chat consentite. C’è un massimo giornaliero, 20 di default, oltre il quale si torna alla conferma manuale. Spostamenti, cancellazioni e proposte del Curatore chiedono sempre conferma.

07Integrazioni, server MCP e uso da Claude e ChatGPT

La squadra lavora dove lavori già. Dalle impostazioni colleghi i servizi, ognuno con la sua pagina e lo stato «da collegare» o «collegato».

• Caselle email (IMAP e SMTP), una o più: per ogni bot scegli se legge e se scrive. Le bozze finiscono nella cartella Bozze del tuo programma di posta, l’invio passa dalle approvazioni.
• Google Calendar e Drive: l’agenda per la Segreteria e i file di Drive in sola lettura.
• Telegram: chat di squadra e approvazioni dal telefono.
• Server MCP come Canva, Stripe e Windsor.ai: le letture sono libere, le scritture passano dalle approvazioni.
• Webhook: dati e file in entrata verso un bot e flussi in uscita, avviati dai bot e approvati da te, con Pabbly Connect, Make, Zapier o n8n.
• Replicate per immagini, video e audio, con il costo stimato e un massimo giornaliero per modello.
• Ricerca e lettura del web, attivabili bot per bot negli strumenti, senza altro da collegare.

C’è anche il percorso inverso: TeamWorkBot è a sua volta un server MCP. Colleghi il tuo spazio a claude.ai, Cowork, ChatGPT o Claude Code e parli con la squadra da lì, con i permessi del tuo ruolo. Puoi chiedere un report, sapere cosa ha fatto un bot oggi, accendere una routine o controllare la spesa del mese.

08Sicurezza, privacy e spazi separati

Affidare posta, agenda e documenti dei clienti a dei bot richiede garanzie chiare. Ecco come le descrive il sito.

Un dettaglio importante riguarda la sicurezza dei bot stessi: il testo di email, pagine web e documenti è sempre un dato da elaborare, mai un ordine da eseguire. Le istruzioni arrivano solo da te.

Nello spazio puoi aggiungere altre persone con un ruolo: operatore, lettore o proprietario.

Di norma i bot usano i modelli Claude di Anthropic. L’informativa privacy elenca tutti i fornitori coinvolti e spiega che, bot per bot, si possono scegliere anche modelli di altri fornitori tramite OpenRouter, consigliati solo per lavori senza dati personali o riservati.

09Costi, budget e piani

Usare modelli AI ha un costo che cresce con il lavoro svolto, e TeamWorkBot lo rende visibile. Ogni lavoro dei bot è registrato con il suo costo: nella pagina Attività e costi vedi la spesa del mese rispetto al budget, i lavori di oggi, quelli falliti, la spesa per bot e per giorno e il dettaglio dei passaggi di ogni lavoro.

• Budget mensile dello spazio: raggiunto il tetto, i bot si fermano fino al mese successivo. Un avviso in cima alle pagine compare all’80% e al 100%.
• Budget per lavoro: nelle impostazioni del bot, ferma un singolo lavoro che diventa troppo lungo.
• Controllo costi: un bot che ti manda il rapporto settimanale e propone risparmi, per esempio un modello più economico. Le modifiche partono solo con la tua approvazione.

Il modello commerciale è un abbonamento mensile con una quota di consumo dei modelli inclusa; oltre la soglia si paga a consumo, sempre entro il budget che scegli. Sono previsti più piani: Solo, pensato per consulenti e freelance, anche nella variante con la propria chiave Anthropic; Gestito, in cui la configurazione di caselle, calendario, memoria, routine e istruzioni dei bot viene fatta per te; Agenzia, con più spazi separati, uno per cliente; e un’installazione per partner che rivendono il servizio con il proprio marchio. Bot su misura, integrazioni e formazione sono a preventivo.

Al momento gli abbonamenti non sono ancora aperti: ci si iscrive alla lista d’attesa e i primi spazi aprono su invito, con un periodo di prova. I prezzi aggiornati dei piani sono nella guida sul sito di TeamWorkBot.

Come funziona, in pratica

A chi serve TeamWorkBot

Qualsiasi attività che voglia automatizzare il lavoro ripetitivo, come posta, agenda, preventivi, report e social, affidandolo a una squadra di bot e mantenendo l’ultima parola sulle azioni importanti.

Domande frequenti su TeamWorkBot